1. Chi è il titolare e come contattarlo
Per i dati di chi si registra e usa Accomodi (titolari e personale dei locali) il titolare del trattamento è GAR di Giovanni Alessio Rubulotta, Via Carlo Pedrotti 16, 10152 Torino, P. IVA 13496870018, info@giovannirubulotta.it.
Per i dati degli OSPITI di un locale (chi prenota, chi chiama il cameriere dal QR) il titolare è il locale; GAR agisce come suo responsabile del trattamento (vedi «Nomina a responsabile del trattamento»). Gli ospiti trovano l'informativa del locale sulla sua pagina di prenotazione.
Non è stato designato un responsabile della protezione dei dati (DPO): secondo la valutazione di GAR non ricorrono i casi dell'art. 37 del Regolamento. [Da confermare con un professionista.] Per ogni richiesta: info@giovannirubulotta.it.
2. Quali dati trattiamo
Account: nome, indirizzo email, password (conservata solo come impronta non reversibile), ruolo nel locale, impostazioni di sicurezza (compresa l'eventuale verifica in due passaggi, il cui segreto è conservato cifrato).
Locale: nome, ragione sociale e partita IVA, indirizzo, recapiti, orari, tavoli, carta, informazioni di fatturazione dell'abbonamento.
Uso del servizio e sicurezza: registro delle operazioni (chi ha fatto che cosa e quando), sessioni attive (indirizzo IP e tipo di browser), tentativi di accesso, eventi di sicurezza. Non registriamo la navigazione né usiamo strumenti di statistica.
3. Perché li trattiamo e con quale base giuridica
Per fornire il servizio richiesto e gestire l'abbonamento (esecuzione del contratto, art. 6 par. 1 lett. b GDPR). Per la fatturazione e gli altri obblighi di legge (art. 6 par. 1 lett. c). Per la sicurezza del servizio, la prevenzione degli abusi e la difesa di un diritto (legittimo interesse, art. 6 par. 1 lett. f). Non facciamo profilazione, non prendiamo decisioni automatizzate che producano effetti sulle persone, non inviamo pubblicità e non vendiamo dati.
Il conferimento dei dati dell'account e del locale è necessario per usare il servizio; senza, non è possibile registrarsi.
4. Cookie e memoria del browser
Usiamo solo cookie tecnici necessari: la sessione di accesso, la lingua scelta e il locale attivo; per questo non serve il banner dei consensi. Nessun cookie di profilazione o di terzi, nessuno strumento di tracciamento o di statistica. Nella memoria del browser teniamo solo preferenze di uso (dimensione del testo, tema chiaro o scuro) e, sul telefono di chi guarda la carta digitale, il profilo alimentare scelto: non viene mai inviato a nessuno.
5. Con chi li condividiamo
Con i fornitori tecnici che fanno funzionare il servizio, nominati responsabili del trattamento e vincolati da accordi sul trattamento dei dati: hosting e database [fornitori e sede nell'Unione Europea: da definire alla messa in rete]; posta elettronica per le email del servizio (Resend); SMS «tavolo pronto» (Twilio, solo se il locale li attiva); pagamenti dell'abbonamento (Stripe, solo se attivato; non trattiamo i dati delle carte). Con consulenti (commercialista) per gli obblighi contabili. I dati non sono venduti né ceduti.
I dati degli ospiti sono visibili solo al personale del locale che li ha raccolti: il software separa i dati di ogni locale e un locale non può vedere quelli di un altro.
6. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea
Il servizio è pensato per essere ospitato nell'Unione Europea. Alcuni fornitori (posta elettronica, SMS, pagamenti) possono trattare dati anche fuori dall'UE: in tal caso GAR si assicura che ci siano le garanzie previste dagli artt. 44-49 del Regolamento (decisione di adeguatezza o clausole contrattuali tipo). [Elenco e garanzie per ciascun fornitore: da completare alla messa in rete.]
7. Per quanto tempo conserviamo i dati
Account e dati del locale: finché dura il contratto; alla fine, il Cliente può chiedere la restituzione dei suoi dati e di quelli dei suoi ospiti entro 30 giorni, e GAR li cancella entro 60 giorni dalla fine (copie di sicurezza: ulteriori 14 giorni). I dati di fatturazione si conservano per 10 anni (art. 2220 del Codice civile). Le prove di accettazione dei termini si conservano per 10 anni (prescrizione ordinaria).
Sessioni: 14 giorni, poi si cancellano. Indirizzo IP e browser nel registro delle operazioni: 12 mesi, poi si tolgono (resta la riga che dice chi ha fatto cosa). Link di conferma e di reimpostazione della password: un'ora di validità. Registri tecnici del server: senza dati personali.
Dati degli ospiti: li stabilisce il locale (titolare). Per impostazione predefinita, gli ospiti senza prenotazioni da 24 mesi e i dati personali delle prenotazioni più vecchie di 24 mesi diventano anonimi; le allergie comunicate in prenotazione si cancellano subito dopo il pasto, al più entro 24 ore dalla fine del turno previsto.
8. Come proteggiamo i dati
Connessioni cifrate (HTTPS); separazione dei dati di ogni locale a livello di database; password conservate in forma non reversibile; verifica in due passaggi (obbligatoria per l'amministrazione del servizio, consigliata ai titolari dei locali); i dati sulla salute sono cifrati; limiti ai tentativi di accesso; registro delle operazioni; copie di sicurezza; accesso del personale di GAR limitato e registrato. L'elenco completo è nell'Allegato B della «Nomina a responsabile del trattamento». In caso di violazione dei dati personali GAR avvisa senza ritardo il titolare interessato, come previsto dagli artt. 33 e 34 del Regolamento.
9. I tuoi diritti
Puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, la portabilità e opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse, scrivendo a info@giovannirubulotta.it (rispondiamo entro un mese). Se sei cliente di un locale, rivolgiti prima al locale: è lui il titolare dei tuoi dati.
Hai diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).
10. Allergie e intolleranze comunicate in prenotazione
Chi prenota può comunicare se qualcuno del gruppo ha allergie o intolleranze. È un dato sulla salute (art. 9 GDPR): lo trattiamo, per conto del locale, solo se la persona dà il consenso esplicito, al solo scopo di far preparare il servizio; si compone di sole voci di un elenco (nessun testo libero), si conserva cifrato, lo vede solo il personale del locale e si cancella subito dopo il pasto (al più entro 24 ore dalla fine del turno previsto), o quando la prenotazione è annullata o nessuno si presenta. Si può togliere in qualunque momento dal link della prenotazione. Non entra nella rubrica degli ospiti né nelle statistiche. Le scelte fatte sulla carta digitale restano sul telefono di chi la guarda: arrivano al locale solo se la persona tocca «Avvisa il cameriere».