Premessa e parti
Il Cliente (il locale che si registra, «Titolare») nomina GAR di Giovanni Alessio Rubulotta, Via Carlo Pedrotti 16, 10152 Torino, P. IVA 13496870018, info@giovannirubulotta.it («GAR» o «Responsabile») responsabile del trattamento dei dati personali che GAR tratta per suo conto fornendo il servizio Accomodi, ai sensi dell'art. 28 del Regolamento UE 2016/679 («GDPR»). Questa nomina fa parte dei Termini di servizio e si accetta insieme a essi in fase di registrazione. Le versioni accettate si conservano.
1. Oggetto, durata, natura e finalità del trattamento
Oggetto: la fornitura del servizio descritto nei Termini di servizio (prenotazioni, pianta della sala, carta digitale con allergeni, servizio al tavolo, comunicazioni di servizio agli ospiti, ospiti e report).
Durata: la stessa dei Termini di servizio, più il tempo necessario alla restituzione o cancellazione dei dati (articolo 9).
Natura e finalità: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, comunicazione (email e, se il Titolare li attiva, SMS), limitazione e cancellazione, al solo scopo di fornire il servizio al Titolare. Il dettaglio dei dati e degli interessati è nell'Allegato A.
2. Istruzioni del Titolare
GAR tratta i dati solo su istruzioni documentate del Titolare: le istruzioni sono i Termini di servizio, questa nomina e le impostazioni e le azioni che il Titolare e il suo personale compiono nel servizio. Se GAR ritiene che un'istruzione violi il GDPR o altre norme, ne informa subito il Titolare. Il trattamento per scopi propri di GAR (per esempio la sicurezza del servizio e la fatturazione) avviene sotto la sua titolarità, come descritto nell'informativa privacy.
3. Riservatezza
GAR garantisce che le persone autorizzate a trattare i dati si sono impegnate alla riservatezza o hanno un adeguato obbligo legale di riservatezza, e che accedono ai dati solo se necessario alla fornitura del servizio. L'accesso dell'amministratore ai dati di un Titolare è scritto nel registro delle operazioni.
4. Misure di sicurezza (art. 32)
GAR adotta le misure tecniche e organizzative elencate nell'Allegato B, adeguate al rischio (in particolare per i dati sulla salute degli ospiti), e le aggiorna nel tempo. Il Titolare resta responsabile della sicurezza dei propri dispositivi, delle credenziali del suo personale e dell'uso corretto del servizio.
5. Altri responsabili (sub-responsabili)
Il Titolare autorizza in via generale GAR a ricorrere agli altri responsabili elencati nell'Allegato C, con i quali GAR ha un accordo che impone gli stessi obblighi in materia di protezione dei dati di questa nomina. GAR risponde verso il Titolare degli adempimenti dei sub-responsabili.
GAR comunica al Titolare, per email, ogni aggiunta o sostituzione di un sub-responsabile con almeno 30 giorni di preavviso. Il Titolare può opporsi per motivi legittimi entro 15 giorni; se non si trova un accordo, può recedere dal contratto senza oneri.
6. Diritti degli interessati
GAR, tenuto conto della natura del trattamento, assiste il Titolare con misure adeguate affinché possa rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione). Il servizio offre al Titolare gli strumenti per esportare e per anonimizzare i dati di un ospite. Se un interessato si rivolge a GAR, GAR gliene dà notizia e inoltra la richiesta al Titolare entro 5 giorni lavorativi, senza rispondere nel merito salvo istruzione del Titolare.
7. Violazioni dei dati personali (artt. 33 e 34)
GAR informa il Titolare, per email, senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne ha avuto conoscenza, di ogni violazione dei dati personali che lo riguardi, con le informazioni di cui dispone: natura della violazione, categorie e numero approssimativo di interessati e di registrazioni, conseguenze probabili, misure adottate o proposte. GAR assiste il Titolare negli obblighi di notifica al Garante e di comunicazione agli interessati. La procedura è descritta da GAR e la rivede dopo ogni incidente.
8. Assistenza per valutazioni d'impatto e consultazione preventiva (artt. 35 e 36)
GAR assiste il Titolare, per quanto di sua competenza e tenuto conto delle informazioni a sua disposizione, nelle valutazioni d'impatto e nella consultazione preventiva. A questo scopo GAR mette a disposizione la propria valutazione d'impatto sul trattamento delle allergie in prenotazione.
9. Restituzione e cancellazione dei dati
Alla fine del servizio, a scelta del Titolare, GAR restituisce i dati (formato CSV per rubrica e report) o li cancella, e cancella le copie esistenti, salvo che il diritto dell'Unione o italiano ne imponga la conservazione. Il Titolare può chiederne la restituzione entro 30 giorni dalla fine (GAR li consegna entro 10 giorni); la cancellazione avviene entro 60 giorni dalla fine, e le copie di sicurezza si rinnovano nei 14 giorni successivi.
10. Verifiche (audit)
GAR mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questa nomina e consente le verifiche, comprese le ispezioni, effettuate dal Titolare o da un revisore da lui incaricato, una volta l'anno salvo gravi motivi, con un preavviso di 15 giorni, senza accesso ai dati di altri clienti e con i costi a carico di chi le richiede. GAR conserva la documentazione delle misure di sicurezza e il registro dei trattamenti (art. 30, par. 2).
11. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo
GAR non trasferisce i dati del Titolare fuori dallo Spazio economico europeo, salvo che sia necessario per un sub-responsabile elencato nell'Allegato C e solo con le garanzie degli artt. 44-49 del GDPR (decisione di adeguatezza o clausole contrattuali tipo). Il Titolare ne è informato prima, nell'Allegato C.
12. Obblighi del Titolare
Il Titolare è responsabile della liceità del trattamento: ha una base giuridica per ogni finalità, informa gli ospiti (il servizio offre un modello di informativa sulla pagina di prenotazione, che il Titolare deve verificare e completare), raccoglie il consenso esplicito per i dati sulla salute e il consenso al marketing quando serve, informa il proprio personale dei controlli che il servizio comporta (registro delle operazioni, richieste prese in carico) nel rispetto delle norme sul lavoro, e dà a GAR istruzioni lecite.
13. Responsabilità e durata
Per la responsabilità valgono i Termini di servizio e gli artt. 82 e 83 del GDPR. Questa nomina ha effetto dalla registrazione e dura quanto il contratto, più la fase di restituzione o cancellazione. In caso di contrasto fra i Termini di servizio e questa nomina, per il trattamento dei dati personali prevale la nomina.
Allegato A: descrizione del trattamento
Interessati: gli ospiti del locale (chi prenota, chi chiama il cameriere dal QR, chi guarda la carta e sceglie di avvisare il cameriere); il personale del locale (titolare, direttore, camerieri, cucina) che ha un account.
Categorie di dati: dati identificativi e di contatto (nome, telefono, email); dati della prenotazione (data, ora, numero di persone, tavolo, stato, note, occasione); richieste fatte dal tavolo; preferenze e consensi (comunicazioni di marketing, con data e fonte); per il personale: nome, email, ruolo, registro delle operazioni.
Categorie particolari di dati (art. 9): allergie e intolleranze comunicate in prenotazione o dal tavolo, come voci di un elenco (nessun testo libero), solo con il consenso esplicito dell'interessato, conservate cifrate e cancellate al più entro 24 ore dalla fine del turno previsto. Non si trattano dati relativi a condanne penali.
Allegato B: misure di sicurezza tecniche e organizzative
Separazione dei dati: ogni tabella con dati dei clienti ha la sicurezza a livello di riga attiva e forzata nel database, con un ruolo di lavoro che non può scavalcarla; un locale non può leggere né scrivere i dati di un altro (verificato da prove automatiche a ogni modifica). Le funzioni pubbliche per gli ospiti sono ristrette a un solo locale.
Cifratura: connessioni HTTPS con HSTS; i dati sulla salute degli ospiti e i link di gestione sono cifrati con AES-256-GCM con una chiave che sta fuori dal database e può essere ruotata; segreti della verifica in due passaggi cifrati; password conservate come impronta non reversibile.
Controllo degli accessi: ruoli e permessi per ogni azione, verificati sul server; verifica in due passaggi obbligatoria per l'amministrazione del servizio e consigliata ai titolari; limiti ai tentativi di accesso e blocco dell'account dopo ripetuti codici sbagliati; elenco dei dispositivi connessi con possibilità di uscire; sessioni a durata limitata (14 giorni).
Registrazione e controllo: registro delle operazioni (chi ha fatto che cosa e quando) e degli eventi di sicurezza; i registri tecnici non contengono dati personali; avviso in caso di errori del server.
Protezione del software: intestazioni di sicurezza e Content Security Policy con nonce senza script di terzi nel browser; validazione dei dati in ingresso a ogni confine; controllo delle dipendenze vulnerabili; verifica della configurazione all'avvio (il servizio non parte senza i segreti obbligatori).
Continuità: copia di sicurezza giornaliera del database, conservata 14 giorni, con controllo dell'ultima copia; procedura di ripristino e piano per gli incidenti e per le violazioni dei dati. [Copia fuori dal server e ripristino provato: da completare alla messa in rete.]
Conservazione limitata: cancellazione automatica delle allergie, anonimizzazione automatica degli ospiti inattivi e delle prenotazioni vecchie, pulizia delle sessioni e dei link scaduti.
Organizzazione: accesso ai dati dei clienti riservato a chi gestisce il servizio, registrato; nessun dato reale negli ambienti di sviluppo e di prova; gestione dei segreti separata dal codice; processo di sviluppo e rilascio documentato.
Allegato C: altri responsabili (sub-responsabili) autorizzati
Hosting del server e database (PostgreSQL): [fornitore, sede nell'Unione Europea e garanzie: da definire alla messa in rete; il Titolare ne sarà informato prima del primo trattamento di dati reali].
Posta elettronica per le email del servizio (conferma, promemoria, annullo, riepiloghi): Resend. [Sede del trattamento e garanzie per eventuali trasferimenti: da verificare.]
SMS «tavolo pronto» (solo se il Titolare li attiva): Twilio. [Sede del trattamento e garanzie: da verificare.]
Notifiche push ai dispositivi del personale (solo se il personale le attiva): i servizi del browser (Google, Apple, Mozilla). Il messaggio contiene soltanto il tavolo e il tipo di richiesta, senza dati dell'ospite.
Pagamenti dell'abbonamento (Stripe, solo se attivato): tratta i dati di fatturazione del Titolare, non i dati degli ospiti.